O Setor de eventos em um órgão de Governo Estadual

*Paula Rescala

Realizar um evento em um órgão de governo estadual significa planejar cada detalhe e ainda a forma de contratação do mesmo visando a maior economicidade do dinheiro público para o Estado. Então, antes de qualquer ação operacional, devemos projetar o evento, etapa a etapa, detalhe a detalhe.

“Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade” (VARGAS, 2007, p. 5).

Em órgãos públicos a contratação de serviço de evento deve ser feita através de processo licitatório, o que faz ainda mais imprescindível o planejamento criterioso dos itens e serviços necessários para a realização do mesmo, uma vez que a empresa vencedora do certame terá como obrigação atender apenas as exigências e solicitações firmadas em contrato, não podendo assim, normalmente, contratar serviços extras ao que foi previsto. A exceção quando há aditamento do contrato perante justificativa, como por exemplo de maior número de participantes que o planejado.

Aqueles que trabalham com eventos devem ter competência para organizar e paciência para suportar o estresse que os imprevistos podem causar. Desde a organização de uma reunião até um grande congresso tudo precisa ser cuidadosamente pensado. Convites, recepcionistas, salões, serviço de alimentação, transporte, cerimonial, enfim, uma série de itens precisam ser checados várias vezes e levantado todas as variáveis que podem contribuir para que algo não saia como o esperado no seu evento.

Eventos são estratégias de comunicação aproximativa entre o órgão e seu público alvo, no caso dos eventos governamentais, essa comunicação pode ser do Órgão com seu público interno (servidores públicos), com outros órgãos de governo ou com a sociedade civil. “Portanto pode-se afirmar que o evento – no Dicionário Aurélio definido como ”acontecimento” ou “sucesso” – tem como característica principal propiciar uma ocasião extraordinária ao encontro de pessoas, com finalidade específica, a qual constitui o “tema” principal do evento e justifica a sua realização”. (GIACAGLIA, 2003, p. 3).

São muitos os detalhes e preocupações que cercam a pessoa que está organizando o evento. Seja um evento institucional, comemorativo ou um estande do órgão em alguma feira. Tudo deve ser pensado com muito cuidado para que o investimento que está sendo feito e conseqüentemente a divulgação e consolidação da marca não acabem indo por água abaixo, pois qualquer falha comprometerá a imagem da organização para a qual é realizado o evento.

A partir das informações apresentadas pode-se concluir que o setor de eventos no Órgão de Governo Estadual se faz essencial, pois ao concentrar as demandas com uma equipe experiente o cumprimento das obrigações tem respostas mais céleres, ganhando agilidade e qualidade dos serviços, além do planejamento financeiro.

*Paula Rescala é Coordenadora do Núcleo de Eventos da Secretaria do Planejamento do Estado da Bahia.